Database terangkai dua kata "Data" dan "Base". Data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan, suplier), barang, konsep, keadaan dan lain-lain yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, suara, atau kombinasinya. Sedangkang Base, dapat diartikan sebagai basis, markas, gudang, tempat berkumpul atau bersarang.
Database merupakan data yang diolah untuk menghasilkan
informasi, baik berbentuk laporan atau informasi yang akan digunakan kembali
disuatu saat. Istilah yang terdapat database seperti :
a. Field, merupakan
pengelompokan karakter ke dalam kata, kelompok kata atau kum-pulan angka.
Contoh field seperti nama orang, usia orang.
b. Record, merupakan
sekelompok field yang saling terelasi.
c. File, merupakan
sekelompok field yang bertipe sejenis.
d. Entitas, merupakan orang,
tempat, benda atau peristiwa yang berupa informasi yang harus disimpan.
e. Atribut, merupakan
sepotong informasi yang
menjelaskan satu entitas khusus.
f. Key Field, merupakan sebuah
field dalam record untuk mengindentifikasi perihal record bisa diambil,
diperbarui atau disortir.
Masalah pada Database
Ada beberapa yang timbul setelah database diterapkan,
database biasanya berdiri sendiri (idenpenden) untuk setiap wilayah fungsional
pada perusahaan atau institusi (organisasi), artinya setiap fungsional memiliki
aplikasi dan database sendiri-sendiri. Ada file yang sama pada database
digunakan untuk aplikasi yang berbeda, ini akan berakibatkan masalah duplikasi
data pada database dan akan sesulit dalam melakukan manipulasi data. Apabila
solusi untuk ini hanya menyamakan data pada masing-masing database, akan
dibutuhkan waktu yang lama dalam pengerjaannya. Masalah-masalah yang sering
muncul diantaranya :
a. Data
berlebihan, merupakan duplikasi data dalam beberapa file data. Data berlebihan
terjadi sewaktu beberapa divisi (wilayah fungsional) dalam perusahaan atau
institusi secara indenpenden mengumpulkan sekelompok informasi yang sama.
Karena ia dikumpulkan dan disimpan dalam sekian banyak tempat, untuk item data
yang sama seperti karyawan, ini akan menyebabkan penafsiran data secara berbeda
di tiap divisi tersebut.
b. Ketergantungan
Program dan Data, merupakan relasi erat antara data yang tersimpan dalam file
dengan program tertentu yang dibutuhkan oleh data untuk melakukan ptroses pemperbaruan
dan pemeliharaan file tersebut. Setiap program komputer tradisional harus
mendeskripsikan lokasi dan sifat dari data dimana ia bekerja. Dalam lingkungan
file tradisional, setiap perubahan dalam data memerlukan perubahan pula pada
semua program yang mengakses data.
c. Kurang
Fleksibel, sistem tradisional bisa menimbulkan banyak laporan rutin terjadwal
setelah melakukan banyak perubahan pemrograman, sebab ia tidak bisa membuat
laporan yang bersifat instan atau merespons persyaratan-persyaratan informasi
yang tak berantisipasi sebelumnya secara cepat. Informasi yang diperlukan oleh
request mendadak memang bisa diterima oleh sistem, namun tidak mampu
menjalankannya. Sebagian programer harus bekerja berminggu-minggu untuk bisa
merangkai semua item data yang diperlukasan ke dalam satu file baru.
d. Keamanannya
Kurang Terjamin, oleh karena hanya bisa sedikit mengendalikan atau mengelola
data, maka akses dalam penyebaran informasinya tidak bisa terkuasai dengan
baik. Manajemen tidak bisa tahu dengan pasti siap yang mengakses atau bahkan
membuat perubahan pada data organisasi.
e. Kurang
Mampu Berbagi Pakai Data, akses data yang fleksibel dalam lingkungan sistem
yang simpang siur membuat tidak mudah bagi orang untuk mendapatkan informasi.
Karena potongan-potongan informasi yang tersebar di banyak file dan di banyak
bagian organisasi tidak bisa dihubungkan satu sama lain, maka tidak mungkin
informasi bisa dibagi pakai atau diakses secara cepat. Informasi tidak bisa
mengalir dengan lancar ke semua wilayah fungsional atau beragam bagian dari
organisasi.
Pendekatan Database untuk Manajemen Data
Database
merupakan koleksi data yang terorganisasi untuk melayani beragam aplikasi secara
efisien dengan mensentralisasi data dan meminimalisasi data berlebih. Teknologi
database bisa diterapkan dalam menyelesaikan beragan maslah yang timbul dari
sistem organisasi file tradisional. Data pada teknologi database tidak disimpan
dalam file terpisah untuk tiap aplikasi, melainkan disimpan secara fisik dalam
satu lokasi. Satu database bisa melayani beragam apliksi.
Gambar Lingkungan Database Kontemporer